Status e verificação de documentos

Cada documento no Wicko tem dois indicadores: o status de processamento e o status de atualidade. Entender os dois ajuda a manter sua base de conhecimento confiável.

Status de processamento

Quando você envia um documento, ele passa por três estados possíveis:

1. Processando — A IA está lendo o conteúdo do arquivo. Aguarde a conclusão antes de usar o documento em questionários.

2. Indexado — O documento foi processado com sucesso e já está disponível para consulta. A IA pode usar esse conteúdo para gerar respostas.

3. Erro — Algo impediu o processamento. As causas mais comuns são arquivos corrompidos, protegidos por senha ou em formato não suportado. Tente enviar novamente com uma versão limpa do arquivo.

Status de atualidade (freshness)

Documentos corporativos mudam com o tempo. Uma política de 2023 pode não refletir mais a realidade de 2026. O Wicko acompanha a atualidade de cada documento com quatro níveis:

• Verificado — Alguém da equipe confirmou recentemente que o conteúdo ainda está correto.
• Precisa Revisão — Já faz algum tempo desde a última verificação. Vale dar uma olhada para confirmar.
• Desatualizado — O documento ficou sem verificação por um período longo. As respostas geradas a partir dele podem não ser confiáveis.
• Expirado — O documento ultrapassou o prazo máximo sem verificação e não será usado pela IA até que alguém confirme sua atualidade.

Badges de atualidade

Cada documento exibe uma badge visual que indica sua situação de atualidade. As badges aparecem tanto na lista de documentos quanto no painel de preview:

• OK (verde) — O documento foi verificado recentemente e está em dia.
• Revisar (amarelo) — O prazo de verificação está próximo. É um bom momento para confirmar se o conteúdo ainda está correto.
• Antigo (laranja) — O documento já passou do prazo de verificação. Atenção recomendada.
• Expirado (vermelho) — O documento ficou muito tempo sem verificação. A IA pode deixar de usá-lo até que alguém confirme sua atualidade.

Essas badges funcionam como um semáforo: verde significa tranquilidade, e conforme a cor avança para vermelho, mais urgente é a necessidade de verificação.

Veja como funciona:

Como verificar um documento

1. Vá em Documentos e localize o arquivo que precisa de verificação. Documentos que precisam de atenção exibem um indicador visual de atualidade.

2. Clique no documento para abrir os detalhes.

3. Clique em Confirmar que o Documento está Atual.

4. O status de atualidade volta para Verificado e a IA passa a usar esse documento com confiança total novamente.

Verificação em lote

Se vários documentos precisam de verificação ao mesmo tempo, você não precisa abrir um por um:

1. Na lista de documentos, marque os checkboxes dos arquivos que deseja verificar.
2. Clique em Verificar na barra de ações que aparece no topo da lista.
3. Todos os documentos selecionados são marcados como atuais de uma vez.

Isso é especialmente útil quando você faz uma revisão periódica e já sabe que vários documentos continuam válidos.

Por que isso importa

Quando a IA gera respostas, ela leva em conta a atualidade dos documentos. Conteúdo verificado recentemente recebe mais peso. Conteúdo expirado pode ser ignorado. Manter seus documentos verificados garante respostas mais precisas.

Alertas no Painel

O Painel mostra avisos quando documentos precisam de atenção. Você verá quantos arquivos estão como Precisa Revisão, Desatualizado ou Expirado. Use esses alertas como um lembrete para manter a base em dia.

Alertas no Dashboard

Além dos avisos gerais do Painel, o Dashboard exibe um alerta específico quando há documentos desatualizados na sua base. Clique no alerta para ir direto à lista de documentos já filtrada, mostrando apenas os arquivos que precisam de atenção. Assim você resolve tudo de uma vez, sem precisar procurar manualmente.